Dietas en IRPF e IVA

Dietas: todas las claves para deducir un gasto muy común del autónomo

Debemos de partir de la base de que las dietas son un gasto fiscalmente deducible tanto en el IRPF como a efectos de IVA. Un gasto deducible no deja de ser un gasto que puedes descontar de los impuestos que pagas.

 

¿Qué son las dietas de los autónomos y los gastos de manutención?

Las dietas son una parte de tu manutención cuando, por trabajo, tienes que desplazarte o tienes que comer fuera de casa tanto en el desayuno, como en el almuerzo y/o en la cena.

La Agencia Tributaria los define como gastos de manutención y entre este tipo de gastos incluye:

• Las dietas propiamente dichas (las distintas comidas del día).
• El alojamiento en caso de que viajes a otro municipio o al extranjero.

 

¿Existe un límite de deducción para las dietas?

La respuesta a esta pregunta es clara: ¡Sí! Las dietas de los autónomos tienen un límite en el IRPF que depende de dos aspectos:

• Si son nacionales o internacionales.
• Y si la pernoctación se produce o no en un municipio distinto al tuyo de residencia.

 

En base a estos dos factores, los límites a aplicar son los siguientes:

 

 

Debes de tener en cuenta que una vez superados estos límites, el exceso de estas cantidades no lo podrás deducir.

 

 

¿Son deducibles los gastos de manutención en el IVA?

Del artículo 96 de la ley de IVA se desprende su deducibilidad siempre que estos cumplan los requisitos para ser deducibles en el IRPF y/o Impuesto sobre Sociedades.

La Dirección General de Tributos, se ha pronunciado en este sentido en varias consultas vinculantes (por ejemplo, la V1059-12). En estas, viene a indicar que si los gastos de manutención, incluidas las dietas (comidas) en hoteles y restaurantes, son deducibles en el IRPF, también lo son en el IVA.

En líneas generales, el IVA de los gastos de manutención será siempre deducible.

 

¿Cuáles son los requisitos para desgravar tus dietas de autónomo?

Partimos de la base que para que cualquier gasto sea fiscalmente deducible es necesario que esté vinculado a la actividad desarrollada.

En relación a los gastos de manutención, es importante que tengan lugar en el transcurso de tu trabajo. Es decir, una comida en un viaje de trabajo e incluso las comidas diarias que haces fuera de casa por trabajo, es una dieta que te puedes deducir.

Las comidas con clientes o proveedores también son deducibles, por estar relacionadas con tu actividad. Aunque este tipo de comidas, a efectos de deducción fiscal, forman parte de lo que se conoce como gastos de representación.

Además de este requisito básico, también se tienen que cumplir estos requisitos específicos:

• Que hayas pagado tú (no te los puedes deducir si paga otra persona)
• Que el gasto tenga lugar en establecimientos de restauración (bar, cafetería o restaurante) u hostelería (no sería válida, por ejemplo, la compra de un bocadillo en un comercio de alimentación)
• Que pagues con tarjeta u otro medio electrónico (y que este medio esté a tu nombre, para que Hacienda lo pueda verificar luego, si se da el caso).

Además, también tiene que cumplir los requisitos generales de todo gasto fiscalmente deducible:

• Que el gasto esté registrado en los libros de registro de la contabilidad.
• Que esté correctamente imputado, es decir, que quede claro que ese gasto pertenece al periodo impositivo en el que te lo quieres deducir.
• Que esté justificado.

La justificación es muy importante y quizá la parte más controvertida para la relación con la Agencia Tributaria.

 

 

¿Y cómo se justifican los gastos de manutención de los autónomos?

La Agencia Tributaria siempre requerirá pruebas, tales como una factura completa, una factura simplificada o un ticket que demuestren el gasto y su forma de pago.

Es importante, eso sí, que en el comprobante figuren los siguientes datos:

• El número y la fecha de la factura o ticket.
• Los datos del establecimiento (razón social con su NIF y dirección).
• Tus datos como autónomo (nombre y apellidos, NIF y dirección).
• La descripción del servicio.
• El IVA pagado (la cuota y el tipo que se aplica).
• El importe pagado.

A pesar de lo anterior, para la de la Dirección General de Tributos (consulta vinculante V1184/22), “la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones”.

Esto quiere decir que la Agencia Tributaria, puede entender que la factura, por completísima que esté, no sea prueba suficiente, en cuyo caso, “corresponde al obligado tributario aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones”.

Y tendrá que hacerlo con otras pruebas, demostrando que realmente existió ese gasto de manutención y su relación con la actividad económica: correos electrónicos, mensajes de aplicaciones de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram,…), libros de visitas, agenda de trabajo,…

 

 

¿Qué puede suponer la deducción o no de estos gastos en tu declaración?

En resumen, los gastos de manutención son gastos deducibles tanto en IRPF como en IVA. La correcta deducción de estos puede suponerte un importante ahorro en estas declaraciones.

Para ello, recuerda la importancia de cumplir todos los requisitos detallados a lo largo del artículo, así como de custodiar toda la documentación relativa a estos gastos durante al menos cuatro años desde el cierre del ejercicio fiscal en el que los estés deduciendo.

Si necesitas asesoramiento para autónomos en Úbeda, puedes contactar con nuestro departamento de fiscal que estará encantado de atenderte.



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